Convene Caso de Éxito
Antes de implementar Convene, las reuniones eran caóticas. La Secretaria General tomaba notas, pero la documentación se compartía por correo electrónico, lo que generaba confusión y dificultades para hacer un seguimiento adecuado. Era común escuchar frases como "no vi el correo" o "no encuentro la documentación". Todo esto complicaba el proceso de revisión y toma de decisiones.
ASEME está compuesta por una Junta Directiva de 30 personas. Esta Junta incluye miembros del Comité Ejecutivo, como la Presidenta, la Vicepresidenta, la Secretaria General y la Tesorera. Además, existen áreas de trabajo, como el área de comunicación, dirigidas en su mayoría por miembros de la Junta. Sin embargo, no todos pueden formar parte de la Junta debido a requisitos de antigüedad en la asociación.
Por estatuto, ASEME celebra reuniones mensuales, a excepción de agosto, que se considera un mes inhábil. Además, los equipos de trabajo tienen reuniones adicionales según la necesidad de gestión de cada área. En cuanto a la asistencia, es generalmente buena. Aunque en ocasiones pueden faltar algunos miembros, la mayoría asiste regularmente, ya que los estatutos establecen que la falta reiterada puede resultar en la exclusión de la Junta Directiva. Se espera que los miembros aporten y participen activamente.
La principal razón para implementar una solución para Juntas fue la desorganización en la documentación. Al asumir la nueva Junta Directiva en 2023, nos dimos cuenta de que la información estaba dispersa, las decisiones no estaban bien documentadas y era difícil acceder a la información relevante. Emprendimos una serie de iniciativas tecnológicas, y Convene se presentó como una herramienta ideal para organizar la documentación y facilitar el acceso. ASEME, al ser una asociación que depende exclusivamente de cuotas de socias y patrocinios, necesitaba una solución eficiente y económica. Entre las funcionalidades que buscábamos estaban la digitalización de documentos y la mejora en la gestión de reuniones, evitando el uso de papel.
ASEME es una asociación con una larga historia, fundada en 1969 durante un período en el que el derecho de asociación estaba prohibido en España y efectivamente desde el año 1975, por lo que el volumen de documentación acumulada era considerable. Convene nos ha permitido convocar y gestionar reuniones de manera mucho más eficiente, evitando problemas como la falta de acceso a la orden del día o la pérdida de información clave.
La decisión se basó en la necesidad urgente de organizar la documentación, que antes era un caos. Convene nos ofrece una solución para gestionar esta problemática de forma eficiente y, por ello, decidimos implementarlo sin dudar.
La recepción de Convene ha sido positiva, sobre todo por la capacidad de tener la documentación centralizada y accesible. Sin embargo, lo que más ha atraído a las asociadas ha sido la opción de realizar votaciones secretas, ya que esto permite una mayor privacidad y facilita la toma de decisiones. Notamos que el uso de la plataforma aumenta cuando se requiere realizar votaciones.
Desde la implementación de Convene, hemos experimentado una mejora significativa en la gestión de reuniones. Las votaciones ahora quedan registradas, y hay un mejor control administrativo y trazabilidad de las decisiones. Para mí, como Secretaria General, es mucho más fácil organizar las reuniones y enviar actas. Además, las votaciones son ahora más transparentes, con un registro claro de los resultados, lo que simplifica el proceso de toma de decisiones. Las funciones más útiles para nosotras son la opción de votación y la posibilidad de generar actas de reuniones a partir de las notas tomadas directamente en Convene. Esto ha simplificado significativamente el trabajo administrativo.
Aunque no llevamos un registro detallado de los costos previos, hemos reducido significativamente el uso de papel, lo que es un beneficio directo. Actualmente, realizamos solo cuatro reuniones presenciales al año, mientras que las demás son híbridas, lo que también ha optimizado el uso de recursos.
El contacto con el equipo de atención de Convene ha sido muy positivo. Las veces que hemos contactado nunca ha sido por problemas técnicos, ha sido por dudas o porque necesitábamos orientación sobre el uso de ciertas funciones, la respuesta ha sido rápida y eficiente.
Organización y seguridad de la información.
“Una de las ventajas de Convene es el control de versiones, ya que todo se almacena en la plataforma sin necesidad de enviar múltiples correos electrónicos. Esto evita confusiones y garantiza que siempre tengamos acceso a la información más actualizada.”
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