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IFEAT

à conversa com louise kapo, secretária do comité executivo e diretora da gestão de membros, comenta como a federação internacional de óleos essenciais e comércio de aromas conseguiu realizar a sua agm virtualmente.

Foto: Louise Kapor

Normalmente efetuamos uma grande conferência que é levada a cabo anualmente. este ano vamos realizar a conferência de forma virtual devido à situação atual, no entanto trás os seus desafios

Estamos todos remotamente a trabalhar a partir de casa. os nossos diretores são voluntários e trabalhar para a IFEAT é essencialmente um hobby para eles. Tudo está diferente neste momento e não nos reunimos desde Fevereiro. Todas as reuniões do nosso comité são online , a nossa AGM é agora por internet por isso, vamos ter muitas mudanças.

Estamos agradecidos por poder seguir em frente mas lamentamos não poder realizar os eventos de forma presencial como normalmente estamos habituados. Esperamos voltar à forma presencial no próximo ano ainda que com menos pessoas. Normalmente vamos a um país diferente todos os anos, agora devido às restrições das viagens não pudemos fazer nada, especialmente tendo em conta as regras sobre as viagens em cada país. Apesar disto a nossa indústria teve um bom desempenho em geral.

O interessante é que muitas empresas evoluíram o modelo atual de trabalho à distância, pelo que se instalou um novo panorama para muitas elas. Isto é algo que a IFEAT estava acostumada à pelo menos cinco anos, já que os nossos membros estão em diferentes países, pelo que a distância e a colaboração remota estão de mãos dadas connosco. No entanto estamos a perder a parte presencial das nossas operações, o que é uma pena, e estamos ansiosos por mudar isto, ainda que isso signifique que teremos de introduzir uma série de políticas e procedimentos para permitir que isto ocorra.

 

Quais foram os factores chave que impulsionaram a decisão de utilizar Convene AGM

Normalmente celebramos a nossa AGM numa conferência presencial que se celebra entre Setembro/Outubro. Supostamente estaríamos em Berlim na próxima semana, porém, propôs-se uma nova data para Abril. Enfrentamos o desafio de como levar a cabo a nossa AGM se não pudermos celebrar a nossa conferência.

Fizemos esta proposta à um par de meses e logo considerámos fazer alguma coisa em Londres. O nosso presidente tem a sua sede no Reino Unido assim como outros membros da equipa, eu estou na Europa, assim, pensámos em juntar uma pequena equipa e convidar a outras pessoas a juntar-se em zoom ou outra ferramenta de reunião à distância. demo-nos conta que isto não funcionaria e começámos à procura de alternativas.

comecei a investigar diferentes plataformas e ao mesmo tempo entrei em contato com o nosso advogado que de acordo com os nossos estatutos, temos de realizar a nossa AGM este ano. Por esta razão decidimos realizar a nossa conferência em Setembro e foi-nos possível efetuar eleições através da plataforma.

 

Quais os motivos porque escolheram Convene Assembly AGM

Tínhamos de escolher uma plataforma com cuidado já que era a primeira vez que realizava-mos uma conferência desta forma e necessitávamos de estar seguros que o produto eleito teria a capacidade suficiente e cumpria com os nossos requisitos. A escolha foi entre a Convene e outra empresa.

Uma das coisas que me agradou imediatamente na Convene foi que a Verónica (responsável de vendas) respondia imediatamente com resposta concretas às perguntas. os processos de vendas de todas as companhias eram semelhantes, mas o que vimos de muito atrativo na Convene foi a capacidade e experiência que têm para resolver qualquer situação por mais complicada que seja.

Os nossos membros são empresas, não pessoas, pelo que cada empresa tem um voto por resolução. O nosso sistema de membros baseia-se em ter um contato principal , quer dizer, um representante dessa empresa e também temos membros físicos. Queríamos que todos pudessem assistir à AGM no entanto queríamos apenas que o representante principal pudesse votar. Queríamos evitar  a situação que um representante de uma empresa pudesse votar duas ou três vezes por diferentes empresas, assim necessitámos de um sistema que pudesse controlar isto com cuidado.

Convene disse que seria mais trabalho para mim, que todas as pessoas que desejam assistir à reunião poderiam receber um link para que criem o seu próprio registo. Como estava a enviar links a um número limitado de pessoas, foi fácil verificar se os membros das empresas estavam registados, assim poderia informá-los  de que só um membro poderia votar o que nos deu mais confiança. No final tivemos cerca de 70 registos e o processo foi fácil de gerir.

Quando me reuni novamente com o presidente expliquei-lhe que o Convene era a solução que oferecia o maio controlo e ele mostrou-se convencido para seguir adiante. Ao mesmo tempo a Verónica ofereceu-nos um desconto que consolidou o nosso acordo.

 

Que outros fornecedores considerou?

Falámos com dois, uma empresa holandesa Lumi e outro fornecedor de soluções, mais pequeno, no Reino Unido chamado Attend2IT.

 

Que desafios encontrou nos processos de reunião?

Correu tudo muito bem. Criámos um grupo de trabalho com um dos meus colegas e a equipa de Convene, o processo foi realmente muito eficiente e coordenámos tudo muito rapidamente apesar da maioria se encontrar na Asia e considerando a diferença horária. Recebi sempre respostas imediatamente aos emails durante o dia  e os que enviava de noite eram respondidos na manhã seguinte. Tinha a sensação que teríamos muito trabalho em todo o processo mas acabou por não ser assim, realmente foi muito mais tranquilo do que pensei.

E um evento muito importante e a conferência presencial é parte integrante da federação todos os anos, mas na realidade apenas temos 50 membros que vêm fisicamente votar. Relativamente ao processo de votação virtual foi tudo muito fácil e foi completado em 8 minutos. Fizeram-se muitos preparativos prévios para a assembleia o que nos facilitou para tomar as medidas necessárias para que no momento de emitir os votos se obtivesse os resultados em pouco tempo. Correu tudo muito bem.

Todas as pessoas com que falámos foram amáveis e pacientes. O nosso presidente não tem muitos conhecimentos técnicos, sendo assim foi bom ter sugestões uteis apresentadas pela equipa do Convene. Também lhes perguntei se poderiam estar ligados online por 20 minutos antes da transmissão ao vivo e na verdade estiveram duas horas antes da reunião, respondendo a perguntas, o qual foi uma ajuda adicional que recebemos.

 

Quais foram as características de Convene Assembly AGM que achou mais benéficas?

Em primeiro lugar o facto de que realmente poderíamos efetuar a reunião! A conveniencia de poder realizar tudo a partir de casa. Foi realmente fácil.

 

Consideraria utilizar Convene Assembly AGM para reuniões futuras?

Se tivermos de fazer o mesmo no próximo ano definitivamente. especialmente se for possível trabalhar com a mesma equipa

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Descubra as assembleias virtuais com Convene Assembly e ligue-se a partir de qualquer lugar com o seu dispositivo de eleição

 

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