Convene Caso de Sucesso

Bison Bank Logo

Bison Bank, fundado em 2000, tem uma rede comercial que incluí a China, Hong Kong, Europa e África. O banco proporciona uma ligação sólida e ininterrupta entre os mercados, cobrindo uma ampla gama de atividades de serviços financeiros, incluindo banca privada.

Imagem: Mike Downing

Convene Caso de Sucesso

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Bison Bank, fundado em 2000, tem uma rede comercial que incluí a China, Hong Kong, Europa e África. O banco proporciona uma ligação sólida e ininterrupta entre os mercados, cobrindo uma ampla gama de atividades de serviços financeiros, incluindo banca privada.

Imagem: Mike Downing

Mike Downing from Bison Bank
Falámos com Afonso Cardoso de Menezes, secretário corporativo do Bison Bank em Portugal para analisar de que forma o Convene ajudou o banco a passar de uma forma mais tradicional para a esfera digital.

 

O processo de reuniões antes do Convene era muito tradicional

Tal como outros bancos, o Bison Bank tinha um espírito muito tradicional. Isto contribuiu para que todos os processos de reunião acabassem com elevados volumes de documentos. Como Secretário da Companhia, teria de ter acesso a todos os documentos para preparar as reuniões e as atas e fazia-o sempre da forma tradicional. Quando se acordavam elementos de ação, requeria-se aos nossos diretores que enviassem a informação em secções que seriam assinadas e se distribuiriam depois pelas pessoas responsáveis. ¡Era um processo interminável!

 

A colaboração aumentou e o gestão corporativa tornou-se mais eficiente e transparente

Bison Bank passou por uma transição de grande escala ao modificar a sua posição como banco de um país para uma forte posição internacional. Com Convene, a informação está agora disponível para os membros da junta internacional num instante. Por exemplo, para os membros chineses e holandeses que por vezes não estão em Portugal e os quais eram relutantes ao sistema baseado em papel. Em geral, Convene facilita e fomenta a colaboração internacional que é vital para o sucesso. Os temas das reuniões discutem-se em antemão, as decisões avaliam-se antes das reuniões e os secretários da companhia t~em agora a capacidade de revelar informação antes de enviar-la a todas as partes interessadas. Antes do Convene, os processos descritos geraram grandes volumes de documentos internos que, além de terem um grande impacto ambiental, travavam todo o processo em geral.

 

Um processo de compra fácil e direto

Convene foi a solução inicial que analisámos e parecia oferecer a gama de benefícios que estávamos à procura. Outras soluções também foram consideradas para o Convene encabelou a lista. O custo era um fator importante. Convene oferecia um preço competitivo, entendia a história, as necessidades e a forma de trabalhar no Bison Bank.

A decisão de implementar o Convene foi tomada conjuntamente dom o departamento de TI e os secretários da companhia. Os dois departamentos viram o valor acrescentado que Convene traria às reuniões. António Henriques, nosso membro da junta diretiva com responsabilidades na TI foi um grande defensor do Convene.

 

Amplamente utilizado na nossa organização

Atualmente utilizamos 20 licenças do Convene. O nosso conselho de supervisão tem acesso tal como todos os elementos do conselho de administração e também todos os chefes de departamento do banco. Temos um conselho de administração de sete membros que se reunem mensalmente e um comité executivo de cinco membros que se reune semanalmente. Obviamente que todas estas reuniões t~em resultado num elevado número de ações que agora são geridos efetivamente pelas funcionalidades do Convene. Além do nosso conselho de administração e comité executivo, também foi adotado por outros comités.

 

Uso intuitivo com a capacidade de realizar votações em direto, tanto presenciais como não presenciais

Como sistema, achámos muito fácil de utilizar. Em termos das funcionalidades, é muito útil poder arrastar e mover documentos. Também a ferramenta das "Anotações" é extremamente útil. Agrada-nos também a mobilidade da aplicação e o facto de se poder utilizar fora das salas de reuniões do conselho, por exemplo , quando viaja ou não tem rede.

Com Convene, as votações são agora emitidas pelo nosso conselho de administração à medida que cada tema da agenda vai sendo discutido, em vez dos votos serem reunidos coletivamente após o final da reunião.  Isto significa que os secretários da companhia podem auditar todos os pontos da agenda individualmente depois das reuniões terminarem para confirmar  quem emitiu os votos e  saber quem não votou.

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