Felipe Leon de Banco BICE

Convene Caso de Sucesso

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Fundado no Chile em 1979, o Banco BICE pediu à Convene para fortalecer sua governança corporativa.

Foto: Felipe León, Gerente Assistente de Desenvolvimento Tecnológico

Conversamos com Felipe León, Gerente Adjunto de Desenvolvimento Tecnológico do Banco BICE (Chile) sobre como a Convene reforçou a gestão dos conselhos e comitês, em seu progresso em alcançar o mais alto nível de segurança e digitalização de documentos, redução do uso de papel e segurança da informação, o que tem sido fundamental para realizar reuniões remotamente durante estes tempos difíceis.

 

Descreva seu processo de reuniões da diretoria antes do Convene.

O processo consistia no envio e recebimento massivo de e-mails para todos os envolvidos, era necessário colher a atualizar inúmeras informações e comentários vindos de diversas áreas e gestores por diversas vezes, sem dizer o desgaste com a cobrança individual para que nenhum atraso ou erro pudesse acontecer na hora da reunião. Isso custava tempo, desgaste e estresse já que era necessário repetir o processo e atualizações por diversas vezes até que todos recebessem a versão final. E quando haviam participantes remotos e convidados, estes precisavam imprimir documentos e trazê-los no dia das reuniões.

 

Quais foram os principais motivos para considerar o Convene? 

 A primeira foi buscar por uma ferramenta especializada em governança, gestão de reuniões de comitês gerenciais e outras ações que envolvessem a diretoria, já que a nossa não tínhamos nenhuma solução segura de envio de informações para as reuniões e para participantes remotos. Então, posso dizer que as questões de segurança e praticidade de digitalização de documentos e outras informações foram fatores determinantes para a aquisição do Convene. 

 

Quais foram os principais atributos que vocês estavam buscando e como foi o processo de tomada de decisão?

Acredito que a praticidade de participar de forma remota, a redução do uso de papel e a segurança da compartilhar e armazenar informações. Foram os fatores relevantes na nossa tomada de decisão. Fizemos testes com soluções de outras empresas, como a Diligent e BoardPack. Avaliamos a praticidade, tanto no âmbito administrativo até o usuário final e os diretores testaram as soluções durante alguns comitês. Sem mencionar que o preço também foi um fator decisivo para decidirmos adquirir o Convene.

 

Tiveram outras questões que vocês consideraram na hora de decidir pelo Convene?

Sem dúvida queríamos uma solução segura, intuitiva e fácil de usar. Em seguida, os fatores de administração da ferramenta que permitisse ao administrador/organizador de gerenciar diferentes reuniões ao mesmo tempo, seja nos mesmos horários ou não.

 

Como a diretoria respondeu à ferramenta? 

Todos diretores e envolvidos tiveram uma rápida aceitação do Convene, para acelerar essa aceitação, fizemos um plano que envolvia a contratação de uma empresa que nos ajudou nessa mudança, este também foi um fator fundamental para concluir nessa mudança.

 

Qual foram as melhorias depois da implementação do Convene? 

Com a pandemia da Covid-19, fomos impulsionadas a fazer essas mudanças de forma emergencial. Hoje em dia, a maioria das reuniões da diretoria e comitês são realizados remotamente. Como a ferramenta permite realizar tudo como se estivesse em loco, como por exemplo: assinar as atas, aprovações, entre outras questões. Hoje conseguimos realizar todas as reuniões de forma remota, e um outro fator relevante está na redução do uso de papel, já que você pode compartilhar todas as anotações e apresentar todos os documentos direto no Convene, e como tudo fica guardado de forma segura na nuvem, você consegue acessar tudo que foi apresentador e compartilhado a hora que quiser

 

De que forma o Convene melhorou o processo de gestão empresarial?

Com certeza ter todas as reuniões organizadas direto na ferramenta e armazenadas na nuvem reduziu de forma significativa o tempo de como era feito antigamente. Agora tudo está mais prático, seguro e eficiente no gerenciamento, organização e acesso a reuniões e informações. A redução no gasto com papel e impressoras, sem no tempo que os colaboradores perdiam na organização das reuniões, armazenamento de documentos e todo gerenciamento do processo.

 

Como o Convene tem funcionado como uma ferramenta de trabalho remoto? 

O feedback tem sido muito positivo, inclusive a diretoria já determinou a necessidade de implementar a ferramenta em outras áreas da empresa.

 

Você recomendaria o Convene para outras instituições de seu setor? 

 Sim, e inclusive já indicamos o Convene, e também, temos diretores de outras instituições querendo saber sobre a nossa experiência com a ferramenta.

 

Você consegue resumir o Convene em uma frase? 

 Uma ferramenta de governança e gestão de reuniões segura e fácil de usar.

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