lord-clement-queen-mary-uni-1600x

Queen Mary University en Londres

Nadine Lewycky, Consejero de Queen Mary University, nos manifestó las razones por las que escogieron Convene. El proceso de implementación rápido y sencillo y la forma en que rapidamente Convene devolvio mas tiempo al equipo rector de la universidad 

Queen Mary University en Londres es una universidad líder mundial que tiene sus orígenes en las grandes instituciones benéficas del Este de Londres en 1785. Ahora cuenta con un centro internacional de educación y son pioneros en investigación.

 

Porque consideramos innovar nuestras reuniones convencionales y pasar a un modelo digital

Anteriormente  proporcionábamos todos los documentos para las juntas en formato impreso. Esto era lento, costoso y no era realmente práctico para los miembros de la junta, muchos de los cuales son externos a la universidad. Esto suponía enviar la información por correo y suponía un costo elevado. Eramos conscientes de que necesitábamos encontrar una solución más eficiente.

Para la última reunión, imprimimos alrededor de 400 páginas. Cada reunión del consejo eran alrededor de 200 páginas. Otros comités tenían menos, pero al menos 100 páginas como mínimo. El tiempo de preparación y el dinero invertido para cada reunión era considerable. La mayoría de nuestros miembros utilizan tabletas o portátiles en  las reuniones, por lo que no era necesario documentación en papel impreso.  Esencialmente, queríamos mejorar la estructura de las reuniones de gobierno en la universidad.

Desde la perspectiva del administrador, buscábamos algo que nos facilitara la administración de los documentos, la actualización de estos, la gestión de publicaciones y la recopilación de documentos en una agenda simple y única. Lo más importante era encontrar un sistema que nos facilitara el proceso y no creara trabajo adicional.

Funcionalidad simple e intuitiva

Desde la perspectiva de usuario Convene destaco desde el primer momento. Encontrar documentos para una reunión y realizar anotaciones  directamente en los documentos era muy fácil. Convene destacaba también por su diseño y  apariencia. Todo estaba claramente etiquetado haciendo que sea muy fácil la navegación. Realmente nos dimos cuenta de que Convene es un sistema que promete reuniones más fáciles eficientes y lo cumple con éxito.

Tener todos los documentos en un solo lugar era también muy útil. Tenía un parecido con Adobe Acrobat Reader con el que nuestros rectores ya utilizaban anteriormente. Esto hizo que se familiarizaran a Convene rápidamente. Los comentarios que hemos tenido del comité han sido muy positivos. Han destacado especialmente lo fácil que es navegar en el pack de información, hacer clic en la agenda y firmar documentos.

Adaptación rápida de la junta de gobierno

Pasar de utilizar papel a una digitalización completa de nuestras reuniones fue bastante rápido. Anteriormente hubieron varias discusiones sobre cómo conseguir un portal digital para las reuniones de la junta directiva pero no se dio el paso. Esta vez estábamos seguros. El hecho de que nuestra primera junta iba a tener lugar en Septiembre agilizo el proceso. Estábamos muy motivados a que las juntas de este año fuesen digitales y sin papeles. 

El sistema de implementación fue muy sencillo y empezamos a utilizarlo de inmediato. Primero nuestros expertos en tecnología  y pronto se incorporo al resto de los miembros de la junta. En poco tiempo todos los usuarios estaban utilizando Convene con éxito. Estamos convencidos de que tomamos la decisión correcta en implantar Convene y lo hicimos de forma rápida ya que había mucho anhelo por conseguir un sistema que permitiese digitalizar el proceso de la reunión. 

Relación calidad-precio

Para otras universidades que todavía no se han digitalizado y están contemplando la idea, les recomendaría pensar en la relación calidad-precio, ya que los presupuestos en universidades son bastante ajustados. Convene tenía un precio más competitivo, en comparación con los otros proveedores. Nos llamo la atención que todos eran similares en términos de características. Convene no era el más barato, porque vimos otros sistemas muy básicos, pero el precio era muy atractivo ya que ofrecían un sistema completo.

También recomendaría a estas universidades considerar la facilidad de uso del sistema para los usuarios y la eficiencia también desde la perspectiva del administrador. Es importante ofrecer una sistema que no duplique tareas para los administradores y que sea fácil de usar para los asistentes a las reuniones.

convene-logo-white

Descubra las reuniones inteligentes con Convene y conéctese a su reunión desde cualquier lugar y con el dispositivo de su elección.

.

Inicie su Prueba Gratuita