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Convene Caso de Éxito

Amadeus Capital Partners

Amadeus Capital Partners identificaron la necesidad de racionalizar sus reuniones de la Junta y encontrar formas alternativas de manejar información sensible. Hablamos con Rob Butterworth, Jefe de TI, para obtener más información sobre cómo Convene ha influido en estos cambios.
Amadeus Capital Partners es una firma de capital de riesgo que invierte en compañías europeas de alta tecnología, fundada por Anne Glover y Hermann Hauser en 1997. Utilizan Convene desde diciembre 2018.

 

¿Cómo surgió la idea de introducir una solución de placa digital?

Nuestro CEO está en la Junta del Banco de Inglaterra que utiliza una solución de Junta digital. Había escuchado sobre los beneficios que las reuniones digitales de la Junta pueden aportar, por lo que la decisión de implementar una solución surgió en gran medida como resultado de su recomendación.

 

Describa el proceso de su reunión antes de Convene

Al ser una institución financiera, las reuniones son extremadamente extensas, lo que a su vez supone la impresión de varios documentos. Desafortunadamente, después de cada reunión eliminamos aproximadamente el 98% del material impreso, y desde un punto de vista ambiental era una prioridad introducir cambios. 

Preparar toda la documentación para la reunión consumía mucho tiempo, y a menudo había actualizaciones de última hora que debían aplazarse debido a su gran volumen y la evidente presión del tiempo. Estábamos incurriendo en un gasto de casi ocho mil libras por año en costos de impresión, por lo que ese fue otro factor clave para el cambio.

Otro factor fue que, para cualquier persona que trabaja de manera remota, antes de introducir Convene, tenía que imprimir toda la documentación y enviarlos antes de la reunión. Este fue el caso con uno de los miembros de nuestra Junta que se mudó a Nueva Zelanda. Antes de su mudanza, comenzó a utilizar Convene, y fue fácil para él hacer un seguimiento de todas la reuniones de junta. El presidente que dirigió la reunión envió los documentos de la reunión a todos los asistentes, lo que hizo que el proceso se desarrollara sin problemas y también eliminó la necesidad de que cualquier asistente pasará tiempo innecesario hojeando páginas y páginas para encontrar la información específica que necesitaban.

 

¿Hay alguna característica de Convene que encuentre particularmente útil?

La seguridad de la información es primordial para nosotros en Amadeus. Usamos iPads durante las reuniones, y la información confidencial está segura en todo momento. En caso de robo o pérdida del dispositivo con Convene siempre se puede borrar la información de manera remota lo que garantiza la seguridad de la información en todo momento. Antes de Convene siempre había el riego de perder información impresa. Convene ha aumentado la seguridad.

El hecho de que Convene se pueda integrar con los sistemas existentes (Octa) es muy beneficioso. Una vez que se agregan las cuentas de usuario, no se necesita hacer nada más. También encontramos que las funciones de Agenda y Programación son muy útiles.

 

¿Cómo encontró su Junta la transición de papel a la herramienta digital de Convene?

La capacitación inicial fue muy buena. Al principio, uno o dos miembros de la Junta estaban un poco escépticos, sin embargo, después de la primera reunión con Convene, estuvieron  todos convencidos.

 

¿Consideró a otros proveedores?

Consideramos un par de ellos. Debido a que solo somos un equipo de 30 personas, siempre somos conscientes de la necesidad de equilibrar los costos. Los otros proveedores  no ofrecían un periodo de prueba gratuito y los procesos de preventa eran más complicados. Con Convene, nos dieron tiempo para evaluar la solución sin ningún compromiso inicial con la inversión financiera.

 

¿Algún otro comentario, por ejemplo, relacionados con el soporte o el sistema de Convene?

 No hemos tenido que solicitar asistencia todavía, pero estamos muy satisfechos con la asistencia y el proceso de formación ofrecido por Convene. Como cliente somos bastante autosuficientes y tenemos un buen entendimiento con Convene. Los usuarios han encontrado que el sistema  es muy intuitivo, por lo tanto, no ha habido necesidad de una participación significativa de TI. Definitivamente podríamos hacer un mejor uso de la gama completa de funciones de Convene, por lo que esto es algo que haremos a medida que progresemos

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