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Cómo organizar una Asamblea General Virtual

18 de enero de 2022 11:03:25 GMT

Con la época confusa que hemos vivido en los últimos años, la forma de trabajar ha tenido que cambiar. La pandemia de Covid-19 está en curso y el constante cambio en las restricciones ha provocado que muchos hayan decidido celebrar sus asambleas generales de accionistas como un evento virtual. Te traemos algunos consejos sobre cómo se puede hacer y qué hay que tener en cuenta a la hora de tomar decisiones.

¿Qué preguntas hay que hacerse antes de organizar una asamblea general de accionistas virtual?

     1. ¿Cómo va a controlar la actividad de los accionistas?
La asamblea o Junta General de Accionistas es un momento en el que los accionistas pueden expresar su opinión y tomar decisiones conjuntas con los miembros del Consejo de Administración sobre cuestiones importantes. Por lo tanto, se necesita un consenso claro, lo que puede ser difícil en un entorno virtual.

Hay que asegurarse de que todas las voces tengan peso, no sólo la que tenga la mejor conexión a Internet. Esto significa que hay que hacer encuestas, votaciones y sondeos a intervalos regulares.


     2. ¿Cómo va a determinar quién habla y cuándo?
¿Habrá un anfitrión de la reunión? ¿Habrá que levantar la mano antes de hablar? ¿Habrá discursos y luego salas de descanso? Todas estas consideraciones deben ser tenidas en cuenta.

Una parte importante de la asamblea general es el aspecto social, ya que es un momento para compartir ideas entre los accionistas y los miembros del consejo de administración, que no siempre tienen la oportunidad de hablar entre sí de forma habitual.



     3. ¿Cómo se desarrollarán los discursos?
Una parte esencial de una Junta General de Accionistas es la presentación de los hechos del año pasado y los planes para el siguiente. Esto significa que hay que considerar cómo van a pronunciar sus discursos los oradores. ¿Podrá optar por discursos pre-grabados que estarán disponibles para verlos a su antojo o en horarios programados. ¿O sería más apropiado transmitir los discursos en directo?

Si opta por la transmisión en directo, es esencial que haga una prueba. No querrá que haya ningún contratiempo con el wifi durante el discurso, no hay nada peor en una reunión que una pantalla congelada.


     4. ¿Cómo va a controlar la asistencia?
Garantizar la participación de todos significa saber quién está presente. En una junta general de accionistas presencial, se tendrían hojas de inscripción y se haría un seguimiento de la asistencia a través de medios físicos.

Si se trata de una asamblea general virtual, debe asegurarse de que dispone de la tecnología necesaria para controlar la asistencia de los participantes.



     5.¿Cómo va a celebrar su junta general virtual?
Será difícil organizar su junta general virtual en su software de colaboración tradicional, como Teams o incluso en un portal para juntas directivas. Debería considerar la posibilidad de invertir en un producto de software de junta general virtual para poder garantizar una junta general virtual segura y sin problemas.



¿Qué debe tener en cuenta a la hora de seleccionar un proveedor para una junta general virtual?


A la hora de elegir un producto de junta general electrónica, hay tres consideraciones principales que debe tener en cuenta.

     1. Seguridad:
Una junta general de accionistas es un momento en el que se discuten asuntos delicados y se votan planes de futuro, y lo último que quiere en ese momento es que se produzca un fallo de seguridad.

Debe seleccionar un proveedor que tenga un historial probado de buena seguridad. También hay normas de seguridad que debe comprobar que han obtenido, como: ISO (u9001, 27001, 27017 y 27018) y AICPA (SOC 1/2/3)


     2. Características ofrecidas:
Debe asegurarse de que el proveedor que elija tenga características que no sólo permitan su asamblea general virtual, sino que la mejoren.

Como mínimo, debe comprobar que existen protocolos adecuados para supervisar las votaciones y la presentación de preguntas, así como videoconferencias integradas. También debe considerar si hay otras características que necesite específicamente para su organización.


     3. Apoyo:
Las asambleas generales de accionistas virtuales pueden ser complicadas, por lo que debe asegurarse de que el proveedor de software que elija cuente con un soporte dedicado. Las juntas generales son el mayor evento del año, por lo que no puede permitirse ningún error.

También sería útil que el anfitrión de la junta general virtual ofreciera una prueba para que usted pueda sentirse 100% cómodo el día del evento.


¿Cómo puede Convene ayudarle con su Asamblea General Virtual?
El producto ConveneAGM es uno de los principales anfitriones de asambleas generales virtuales. De hecho, recientemente organizamos la Junta General virtual del Chartered Governance Institute. Ofrecemos un apoyo ilimitado, incluyendo un simulacro gratuito del evento y apoyo "in situ" durante todo el día.

Nuestras funciones son dinámicas y están diseñadas para ayudarle a celebrar una junta general de accionistas sin problemas. Si quiere saber más, no dude en ponerse en contacto con nosotros.

Gabriella Mangham

Written by Gabriella Mangham